9th International Workshop on High pT Physics at LHC (HPT2013)

brainstorming on todos

Organisation

Local Commity

  • Rachid, Jocelyne, Catherine, Ingo, Gustavo, Magalie, Alexandre

Local Meeting

19 Avril

  • First announcement lundi 22 Avril
    • check indico website Cath
    • email international committee (Rachid)
  • 1st inscriptions 21 mai (une fois que Azur Coloque est en prod)
  • Cath: valider budget par Colette/Serge pui l'envoyer à Martine pour validation par le delegué
    • nouveau modele cf Martine
  • Subventions :
    • demander les montants des subventions en TTC, sauf pour Enigmas
    • gonfler un peu les demandes si possible
  • Azur Coloque gere le formulaire : definir 4 rubriques supplementaires
    • I will attend the welcoming party Tuesday 24th of April (18h-20h) at the Hotel l'Institut 0euros
    • I will attend the special diner Thursday 26th of April at 19h30 at La Pergat 0euros
    • Accompanying person to the special diner number x 50euros
    • I will visit the Grenoble Museum on Thursday 16h30-18h for the social event 0euros
  • On devra relancer les pre-inscrits pour qu'ils s'inscrivent définitivement (c'est alors qu'ils reçoivent la facture générée par Azur Colloque)
  • Si quelqu'un annule son instription, Martine Giglio a 60 jour pour recréditer sa CB. Prévenir Colette qui fait un certificat administratif

28 Mars

  • Frais d'inscription à définir rapidement (Cath)
    • tarif + avantageux jusqu'au 15 juillet. Fin debut aout
    • subventions payeront les etudiants
    • invités: prevoir avec Anic -> Symbad
    • pointeur
    • combien de salles : amphi + grande salle
  • Poster : voir Christian (Rachid) envoyer à 6 labos francais et apporter au cern
  • Subvention (Rachid)

  • Echeancier :
    • 9 Avril 14h : visite de l'escandille (COL)
    • 12 Avril : budget previsionel au COL (Cath)
    • 16 Avril : reunion COL budget + discussion formulaire d'inscription
    • 19 avril : reunion azur colloque

  • Suggestions OC :
    • Web site
      • Add the link to all previous events:
      • Add deadlines link
        • registration 30 aout-> juillet plutot !
        • open it 22 avril (once Azur colloque ok)
        • Abstracts - Sept 5
      • Add link for proceedings - will be published in PoS ? -> no Yellow report
      • Add link to participants list.
    • 1st announcement

At the LPSC (in Grenoble)

Option LPSC du mardi 24 au soir au samedi 28 midi

  • cocktail de bienvenue mardi 24 18h-20h à l'hotel Institut (ils fournissent la salle et on y loge nos etudiants)
    • fromagerie : 8euros/personnes coupé, copieux (560euros)
    • vins Les 20 Citadelles (Cath) + St Joseph (Jocelyne) (110euros)
    • total : 670euros pour 70 personnes
  • Repas gala en haut de la bastille (50euros/personne) --> check, resa voitures, inclu oeufs
  • Repas H2 avec cote du rone en carafe (5L par repas) : total 2250euros
  • musé de Grenoble avec 3 guides (25pers par guide) 7.8 euros par personnes

  • hotels : liste hotel entre 65 et 115 euros , suivant les hotels (2 ou 3 étoiles). La remise est d'environ de 5euros par rapport aux pris affichés sur les sites des hotels

Todos

todo

  • Pour les invites: penser aux lettres d'invitation et anticiper les missions suffisamment a l'avance (voir avec Anic), dans le cas ou leur transport est pris en charge, le billet doit etre commander par le labo
  • site web RPP c'etait jocelyne qui s'en etait occupé, le service comm peut aussi faire l'affiche
  • cout Azur-Colloque ?
  • cout proceedings ? 3k

Let me list he few of the organization items?

  • The scope of the meeting is high-pT physics, jets, photons, correlations, hard scattering and hard probes phenomena.
  • The number of participants varies between 50-80. We could have up to 100 maybe.
  • We usually have one conference dinner and refreshment for coffee breaks.
  • We (OC) do not have any extra funds besides some small help for 1-2 invited speakers.
  • Usually, we expect LOC to help students/invited speakers (reduced fee or travel.).
  • It is a workshop so we don't give any presents to participants. Just a name tags and and something to write on.
  • Usually Circulars, dead lines, agenda and invitations is agreed within OC and LOC. Web page is usually maintained by LOC.
  • Talks: we ask all collaboration + personal invitations.
  • Proceedings: we are usually using the PoS http://pos.sissa.it The cost is about 3k. There are also other free of charge options. Marco van Leeuwen used this in Utrecht.
Schedule:
  • Mach 15: we should have some preliminary web page with registration information and 1st announcement. Will be sent to ALICE, CMS, ATLAS, PHENIX, STAR. May: 2nd announcement
  • Registration period should end probably Aug-Sep. This has to be negotiated with the hotel.

Looking for grants

Pas de budget conf specifique au labo, mais ce dernier peut aider si besoin, en argent (petite ralonge) ou en nature (blocs, stylos...)

Dossiers de subventions a renvoyer completes

  • UJF
  • Metro
  • Ville de grenoble
Organismes susceptibles d’allouer des subventions et procédures à suivre pour les demandes

  • IN2P3
    • Les demandes doivent être visées par la commission 01 qui émet un avis. C’est la direction de l’IN2P3 qui alloue et fixe le montant de la subvention.
    • Délais : Les demandes budgétaires sont à faire l’année précédant l’événement pour qu’elles soient budgétisées. Les responsables de physique sont informés chaque année de la date de dépôt des demandes par la direction du laboratoire (courant février)
    • Contact : IN2P3 – Madame Galvao : 01-44-96-41-63
  • Université
    • S’adresser à l’UJF qui envoie le dossier.
    • Délais : Le dépôt du dossier UJF doit se faire 3 mois à l’avance. L’acceptation et le montant sont validés par le Vice-Président Recherche. La subvention allouée est versée par l’université au CNRS. L’Université doit faire une commande de participation financière au titre du colloque. Cette commande lui est alors facturée par le CNRS.
    • Direction pour la recherche et la valorisation - 621, avenue centrale – Domaine Universiatire – 38400 Saint-Martin-d’Heres - Contact : Sylvie Bellet – tél : 04-76-51-48-29.
  • INPG
    • Le dossier est à demander à la direction de la recherche de l’INPG. Il doit être signé par le directeur du LPSC.
    • Délais : Le dépôt du dossier complet doit se faire deux mois à l’avance.
    • Institut polytechnique de Grenoble - 46 avenue Félix Viallet - 38031 Grenoble Cedex 1 Contact : Direction de la Recherche - Magali Brunet - 04 76 57 45 27

  • CEA - IRFU
    • Pour toute demande, contacter la direction de l’IRFU. La personne en charge de ce domaine est Nicolas Alamanos, adjoint de Philippe Chomaz
    • Délais : Le dépôt du dossier complet doit se faire deux mois à l’avance.
  • Région Rhône-Alpes
    • pas d'argent pour 2013
    • Les dossiers de demandes de subventions pour la région Rhône-Alpes sont à télécharger sur le site internet de la région : http://extranet7.rhonealpes.fr/Sicorranet/Accueil.aspx
    • Les codes d’accès CNRS pour charger le dossier sont à demander au service communication (Jocelyne Riffault ou, en son absence, à Emmanuelle Vernay)
    • Délais : Prévoir 6 mois minimum, suivant la période de la demande. La commission composée d’élus du Conseil Régional se réunit deux fois par an pour statuer sur les demandes de subventions.
    • Région Rhône-Alpes – 1 esplanade François Mitterand – CS 20033 – 69269 Lyon Cedex 2.
    • Contact : Chargés de mission Recherche DEFI3S : Luc Vernaison : 04-26-73-46-38 – Denis Bouillon : 04-26-73-44-36 – Mail : derttprisme@rhonealpesNOSPAMPLEASE.fr
  • METRO
    • Ecrire un courrier à l’attention de Marc BAÏETTO, président de la METRO, expliquant brièvement l’objet de la demande et l’intérêt du congrès. A réception, un dossier de demande de subvention est envoyé ; il est à remplir et à retourner avec les pièces justificatives demandées. Ce dossier est examiné par une commission qui se réunit 4 fois par an.
    • Délais : Prévoir 6 mois avant la date de la conférence ; ce délai peut varier en fonction de la date de dépôt du dossier et celle de la réunion de la commission.
    • Grenoble Alpes Métropole - Développement économique et international - Le Forum- 3 rue Malakoff - 38031 Grenoble Cedex 01- Contact : Gaëlle POUESSEL ou Elodie BILLON - 04.76.59.56.61
  • Ville de Grenoble
    • Les dossiers de demandes de subventions pour les congrès scientifiques ayant des répercussions économiques sur la ville sont à demander au service Questure de la Mairie de Grenoble.
    • Les dossiers de demandes de subventions pour les autres congrès scientifiques sont à demander au service Université-Recherche de la Mairie de Grenoble
    • Pour les demandes de financement de réception, remplir la partie spécifique dans ces mêmes dossiers.
    • Si la mise à disposition d’une partie du musée est souhaitée pour l’organisation d’un diner de gala, il faut obligatoirement adresser un courrier au maire.
    • Délais : Il doit être retourné accompagné de tous les documents demandés au plus tard 4 mois avant le début de l’événement au Service Questure de l’Hôtel de Ville. Il est ensuite examiné par une commission ; le montant alloué est délibéré par le Conseil Municipal. Pour la ville de Grenoble, le budget « subventions » est attribué en début d’année et doit couvrir tous les événements de l’année.
    • Hôtel de Ville - 11, boulevard Jean Pain - BP 1066 - 38021 Grenoble Cedex 1.
    • Contact : Service Questure - Céline Tupin – 04-76-29-89-90.
    • Service Université-Recherche – Françoise Rousset – 04-76-00-76-77.
  • Divers :
    • Pensez aux entreprises et sociétés savantes avec lesquelles vous êtes en relation (ex : Air Liquide, Photonis, Caen, SFP…)

Proceedings

J'ai repéré 2 offres qui me semble adaptées a ce que l'on souhaite faire tout en étant moins cher que PoS (et mieux a mon gout, coté offre, référencèrent, renommée, style des templates,...):

  • EPJ Web of conferences : C'est la série "proceedings" de chez EPD science qui publie notamment l'European Journal of Physics C.
    • Les prix:
    • 1550 € / 50 contrib (env 250 pages au total)
    • 2095 € / 70 contrib (env 350 pages au total)
    • (C'est la solution que l'on a retenu pour Joliot Curie)

  • IOP JPCS (Journal of Physics Conference Series)
    • Prix: 1800 € pour 50 proceedings
    • (et 2520 € pour 70).
    • Pas de limite de nombre de pages par contrib.
    • En bonus, ils se disent "Peer review" (avec atestation a la clef) cela apporte donc une valeur ajouté pour les auteurs.
    • Par contre, le processus de review, est organisé par les soins des organisateurs"

J'en ai regardé 4-5 autre pour Joliot Curie mais je n'en parle pas, car ils sont moins bien (et plus cher :)).

General information on this workshop

  • The last meeting was held in China website
  • The earlier meetings were held in:
  • The scope of the meeting is high-pT physics, jets, photons, correlations, hard scattering and hard probes phenomena. Usually we have about 70 up to 100 participants and meeting takes 4 days. The best is Wednesday-Saturday. There are no extra funds for the meeting but we can get some grant supports - if applied in time. My group helps with some invited speaker support like Mike Tannenbaum, Stan Brodsky (about 2kEUR). But that is probably all what you as a organizer can expect.

Backup

Choosing the dates

  • LPSC : Reserver amphi des que les dates sont fixées -> attention soutenance
  • Autrans dispo : du 2-5 octobre, 9-12 octobre, peut etre du 18 au 21 septembre
  • ALICE weeks
    • 26 Aug - 30 AugAugust Monthly ALICE meeting week (protected by parent category)
    • 14 Oct - 18 OctALICE Week WUHAN (protected by parent category)
    • This year there will be 3 approval sessions of preliminary results:
      • 22-26.04
      • 1-5.07
      • 30.09 - 4.10
  • hard probes November 4 - 8, 2013
  • ATLAS week : du 7 au 11 octobre a Marrakesh
  • CMS week starts Sept 9th in Taiwan, however I'm not sure CMS week is such an important consideration. From HI, for sure no one cares. There is an upgrade week Oct 21st, but again it's not important to avoid this IMO.
  • International Conference on the Initial Stages in High-Energy Nuclear Collisions (IS2013), to be held at Hotel Louxo, Illa da Toxa, Galicia - Spain, in September 8-14 2013.

At l'Escandrille (in Autrans, Vercors)

Option Autrans

  • transportation : 1 navette du cern = 100euros (devis plusieurs companies) + 2 traffics du labos pour ceux qui viennent de grenoble (peut de personnes pour P-A)
  • payement globale
  • reservation d'un minimum de personne
  • dispo : du 2-5 octobre, 9-12 octobre, peut etre du 18 au 21 septembre
  • chambre indiv ou double ? les chambres indiv ont 2 lits
  • P-A :
    • demander avance à serge
    • colette : site web pour payement qui cree ligne cnrs. Par CB ou virement (ou cheque mm si on veux)
    • soiree bouteilles + petit fours : 300euros pour 100 personnes
    • repas festifs : rajouter 10 euros en plus par personne
outside.jpg salleconf.jpg Piscine Escandille.jpg doubleRoom.jpg sauna.jpg

Option Autrans for 60 people from tuesday before diner to saturday noon after lunch

  price in euros
4 days (includes diner, 2 coffee breaks, lunch, night 2perroom-1perroom 404-448.8 / pers
special diner* 10 / pers
special chartreuse night* 400 / group
bus from GVA ~1000 /group
admin 60 / group
badge  
total with options 439-484euros / pers
total without options 421-467euros / pers

* optional

* Logement

    • négocier avec l'escandille de pouvoir faire etat du nombre de chambres réellement necessaire en juin ou juillet (Colette)
    • 50 chambres simples + 20 chambres doubles (Cath)
    • ne pas louer de video proj mais reserver un du labo (le tester lors de la visite) (Cath)
    • verifier qu'il y a des sanitaires dans les chambres
    • pointeur
    • combien de salles ?
    • PUMA (Colette)
  • Poster : voir Christian (Rachid) envoyer à 6 labos francais et apporter au cern
  • Subvention (Rachid)

Option Grenoble from tuesday evening before diner to saturday after lunch

  price in euros
lunches 10 / day / pers
2 coffee break 6.2 / day / pers
badges 100
special diner 41 / pers
regular diner downtown 20 / pers
hotel 55-110 / pers
saturday lunch 15 /pers
local bus 13 / pers
train from GVA 50 / pers
total 470-690euros / pers

todo

  • Demander un devis a un autre hebergement du meme type (demande du CNRS)
  • Pour l'Escandille: le labo doit signer un contrat avec le centre, pas une simple bon de commande
  • Pour les invites: penser aux lettres d'invitation et anticiper les missions suffisamment a l'avance (voir avec Anic), dans le cas ou leur transport est pris en charge, le billet doit etre commander par le labo
  • Navette CERN: si cette option est retenue, reserver rapidement pour avoir le meilleur tarif, voir avec Anic
  • pre-inscription : comment (Cath demandera à Jocelyne, notamment si ca se passe à autrans)
  • recontacter international commity pour savoir si l'une ou l'autre des options est preferable (avec les points positifs et negatifs de chacune) une fois que le devis d'autran revient
  • site web RPP c'etait jocelyne qui s'en etait occupé, le service comm peut aussi faire l'affiche
  • cout Azur-Colloque ?
  • cout proceedings ?
Topic attachments
I Attachment History Action Size Date Who Comment
PDFpdf LPSC_CNRS-_devis_Escandille.pdf r1 manage 619.7 K 2013-02-15 - 09:33 CatherineSilvestre  
JPEGjpg Piscine_Escandille.jpg r1 manage 107.2 K 2013-02-15 - 11:05 CatherineSilvestre  
JPEGjpg doubleRoom.jpg r1 manage 533.8 K 2013-02-15 - 09:33 CatherineSilvestre  
JPEGjpg outside.jpg r1 manage 733.5 K 2013-02-15 - 09:33 CatherineSilvestre  
JPEGjpg salleconf.jpg r1 manage 920.5 K 2013-02-15 - 09:33 CatherineSilvestre  
JPEGjpg sauna.jpg r1 manage 15.6 K 2013-02-15 - 09:33 CatherineSilvestre  
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Topic revision: r20 - 2013-05-13 - CatherineSilvestre
 
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